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会計と税金

個人事業主の経費はどこまで？経費になる・ならないの境目を国税庁の基準で整理

公開：2026年10月27日

書いた人：とも（運営者情報）

「それ、経費で落ちるからいいよね」

個人事業主をしていると、こう言われることがあります。

言われるたびに、少しもやっとします。経費にしても、お金は自分の財布から出ていくからです。

それでも、どこまでが経費になるのかは、自分でもはっきり分かっていませんでした。

開業したころは、レシートの束を前に「これは入れていいのかな」と手が止まってばかり。税金や保険料の扱いも、よく分からないまま帳簿と向き合っていました。

この記事では、国税庁が示している基準をもとに、個人事業主の経費になるもの・ならないものを整理します。

細かな一覧を覚えるより、迷ったときに何を確認すればよいのか。その判断の軸を持つことが目的です。

私は税理士ではありません。10年間、自分で帳簿をつけてきた小さな店の店主です。制度については国税庁や中小機構の公式情報を確認していますが、個別の支出については、必要に応じて税務署や税理士に確認してください。

経費になるかは、まず3つの問いで考える

国税庁によると、必要経費にできるのは、売上を得るために直接かかった費用や、その年の販売費・管理費など、業務上の費用です。

仕入れだけでなく、店舗の家賃や広告費、仕事で使う消耗品なども含まれます。

一方、日常生活のための支出は、基本的に経費にはなりません。

ここから、迷ったときに確認したいことを3つにまとめました。

※実際には、支出の種類による特別なルールもあります。領収書や利用記録など、判断の根拠を残しておきましょう。

たとえば、スマホ代です。

仕事専用のスマホなら、業務に使っていることを説明しやすいでしょう。

でも、家族との連絡にも使う1台なら、全額を経費にするのは適切ではありません。

仕事で使った時間や通信量などをもとに、合理的な割合で分けることになります。

同じスマホ代でも、使い方によって答えが変わります。

「経費になるもの一覧」に載っているからといって、必ず全額を計上できるわけではないのです。

参考：国税庁 No.2210 必要経費の知識

家賃・スマホ・食事代は経費になる？

小さな店や個人事業で、迷いやすい支出をまとめました。

※一般的な事例を整理したものです。実際の判断は事業内容や使用実態によって異なります。

仕事と生活の両方に使うものは「家事按分」

自宅を事務所として使っていたり、私用車で仕入れに行ったりすることは、個人事業主なら珍しくありません。

こうした費用を、仕事と生活に分けることを「家事按分（かじあんぶん）」といいます。

按分する割合に、誰にでも当てはまる決まった数字はありません。

たとえば自宅の一部を仕事専用に使っているなら、その面積が判断の材料になります。車なら、走行距離を記録しておくと説明しやすくなります。

大切なのは、何となく半分にするのではなく、実際の使い方に合った根拠を持つことです。

カフェで仕事をした場合は？

少し判断が難しいのが、カフェで仕事をしたときの飲食代です。

パソコンを開いて仕事をしたからといって、コーヒー代が必ず経費になるわけではありません。

単なる私的な飲食なのか、業務上必要な支出なのか。取引先との打ち合わせであれば、その目的や相手を記録しておくことが判断材料になります。

こうした境目が難しい支出は、無理に自己判断せず、税務署や税理士に確認した方が安心です。

経費になる税金と、ならない税金

帳簿をつけていると、税金の扱いでも迷います。

「住民税は経費になるのかな」「個人事業税は入れていいのかな」

同じ税金でも、必要経費にできるものと、できないものがあります。

個人事業税は必要経費になりますが、所得税や住民税は経費になりません。

固定資産税も、事業用と生活用で兼用している場合は、仕事に使う部分だけが対象です。

なお、消費税の扱いは税込経理・税抜経理などによって変わります。ここでは区別して考えておきます。

参考：国税庁 No.2210 必要経費の知識

国民健康保険と国民年金は「経費」ではなく「控除」

個人事業主が支払う国民健康保険料や国民年金保険料は、事業の必要経費にはなりません。

ただし、税金の計算でまったく考慮されないわけではありません。

これらは「社会保険料控除」として、所得から差し引くことができます。国民年金基金の掛金も対象です。

経費と控除は、差し引く場所が違います。

※実際には、所得の種類や損益通算などにより計算が異なります。

たとえば、店舗の家賃は事業の経費として計算します。

一方、国民健康保険料や国民年金保険料は、確定申告の社会保険料控除で申告します。

入れる場所は違いますが、どちらも条件に応じて課税所得を減らすことにつながります。

なお、社会保険料控除は、原則としてその年に実際に支払った金額が対象です。

参考：国税庁 No.1130 社会保険料控除

パソコンや道具を買ったときの、10万・20万・40万円の線

パソコンや仕事用の道具を購入したとき、金額によって経費にする方法が変わります。

高額な備品は、購入した年に全額を経費にするのではなく、何年かに分けて計上する「減価償却」が基本です。

ただし、少額のものには特別な扱いがあります。

※40万円未満の特例は、2026年4月1日以降に取得した対象資産に適用。2026年3月31日以前の取得分は30万円未満が基準です。

この特例は2029年3月31日までの取得が対象で、年間合計300万円までという上限があります。一定の青色申告者などの条件を満たす必要があり、40万円未満の資産がすべて無条件に対象になるわけではありません。

たとえば15万円のパソコンなら、通常の減価償却のほか、3年間に分ける方法や、条件を満たす青色申告者向けの特例を検討できます。

購入金額の判断は、税込経理・税抜経理の違いにも注意が必要です。

参考：国税庁 No.2100 減価償却のあらまし

年末にまとめて買えば節税になる？

年末になると、「今年のうちに何か買っておいた方がいいのかな」と考えることもあります。

たしかに、必要なものを購入して経費にできれば、税負担が軽くなる場合があります。

でも、経費が増えることと、お金が増えることは別の話です。

仮に10万円の買い物をして、その全額が経費になったとしても、税金が10万円減るわけではありません。

出ていくお金は10万円。そのうち税負担がどれだけ軽くなるかは、所得や税率によって変わります。

だから私は、節税のためだけに物を買うより、本当に事業に必要なのか、手元のお金を減らして大丈夫なのかを考える方が大切だと思っています。

節税を考えるようになって、私が利用した2つの共済

売上が上がってきたころ、私も少しずつ節税を考えるようになりました。

その中で利用してきたのが、小規模企業共済と経営セーフティ共済です。

どちらも中小機構が運営する制度ですが、目的も税金の扱いも異なります。

※いずれも加入資格や適用条件があります。

小規模企業共済は、将来の自分のための積み立て

個人事業主には、会社員のような退職金がありません。

小規模企業共済は、廃業や引退後の生活資金を準備するための制度です。

掛金は月1,000円から7万円まで、500円単位で設定でき、支払った掛金は全額が「小規模企業共済等掛金控除」の対象になります。

ただし、途中で任意解約すると、掛金の納付期間によっては受取額が払込総額を下回る場合があります。

節税だけを目的にするのではなく、長く積み立てられる金額で考えたい制度です。

経営セーフティ共済は、事業の万が一に備える制度

経営セーフティ共済は、取引先が倒産したときに、連鎖倒産や経営難を防ぐための制度です。

掛金は月5,000円から20万円まで。積立総額は800万円が上限です。

個人事業主の場合、掛金は一定の条件で事業所得の必要経費になります。

ただし、積み立てたお金をいつでも自由に引き出せるわけではありません。手元の運転資金を十分に残したうえで考えることが大切です。

経営セーフティ共済の掛金を必要経費にする際は、確定申告時に所定の明細書の添付も必要です。

コロナ禍で、約300万円の解約手当金に助けられた

ただし、ここには税金の話が関わってきます。

経営セーフティ共済は、掛金を事業所得の必要経費にしていた場合、解約して受け取る手当金が事業所得の収入になります。

私も、戻ってきたお金をその年の事業所得の収入として申告しました。

つまり、掛金を払ったときだけでなく、受け取るときの税金まで考える必要があります。

解約する年の所得によって税負担が変わるため、受け取りの時期も大切です。ただ、税金だけを優先して、必要な資金を受け取る判断を遅らせるのも本末転倒だと思います。

私にとっては、実際に困ったときに使えたことが、この制度の一番の価値でした。

解約せずに借りる方法もある

経営セーフティ共済には、取引先が倒産していなくても、一定の条件で事業資金を借りられる「一時貸付金制度」があります。

解約手当金の95％を上限として利用できる制度です。

小規模企業共済にも、掛金の納付状況などに応じて利用できる「契約者貸付制度」があります。

もちろん、貸付けには利息や返済期限があります。借りられる金額や条件も決まっているため、利用する場合は事前に確認が必要です。

なお、経営セーフティ共済は、2024年10月1日以降に解約し、再加入した場合、解約日から2年間は支払った掛金を必要経費にできないルールもあります。

制度を利用するときは、加入だけでなく、解約や再加入の条件まで確認しておきたいところです。

2027年から、共済の納付方法が変わる予定

家族に払うお金は、別のルールがある

個人事業主の場合、家族に払うお金にも注意が必要です。

たとえば、生計を一にする家族が所有する建物を店舗として借り、その家族に家賃を払っていても、その家賃は原則として必要経費になりません。

一方、借りている建物にかかる固定資産税など、業務に必要な一定の費用は経費にできる場合があります。

家族への給与にも、通常とは異なるルールがあります。

青色申告には、一定の条件を満たして届出を行うことで利用できる「青色事業専従者給与」があります。

白色申告にも「事業専従者控除」という制度があります。

どちらも家族なら誰でも使えるわけではなく、働いている実態や期間などの条件があります。

家族に仕事を手伝ってもらっている場合は、こうした制度も確認しておきましょう。

参考：国税庁 No.2210 必要経費の知識

10年帳簿をつけてきて、大切だと思うこと

開業したころの私は、経費になるかどうかを判断する軸をほとんど持っていませんでした。

商工会議所の記帳指導を3期受け、帳簿のつけ方を一から教わりました。

今でも、判断に迷いそうな支出は、領収書や帳簿にひとこと残すようにしています。

あとから見返したとき、自分で説明できるようにしておくためです。

もちろん、メモを書けば何でも経費になるわけではありません。

それでも、事業に必要だった理由をきちんと残しておけば、帳簿を見返すときにも、相談するときにも役立ちます。

10年続けてきて思うのは、経費をできるだけ多く計上することより、自分のお店のお金の流れを、きちんと把握できることの方が大切だということです。

経費かどうか迷ったときに、やっておきたいこと

領収書と帳簿は何年保存する？白色申告と青色申告の違い

経費の根拠になる領収書や帳簿は、確定申告が終わったら捨ててよいわけではありません。

個人事業主には、帳簿や書類を一定期間保存する義務があります。白色申告と青色申告では、その期間が少し違います。

白色申告の場合、売上や必要経費を記録する法定帳簿は7年間保存します。それ以外に任意で作成した帳簿は5年間です。

青色申告では、帳簿や決算関係書類は7年間保存することになっています。領収書や預金通帳なども原則7年間です。

ただし、青色申告で前々年分の事業所得と不動産所得の合計が300万円以下の場合、領収書や預金通帳などの現金預金取引等関係書類は5年間の保存でよいとされています。

また、消費税の仕入税額控除に必要な請求書や、インボイス発行事業者として交付したインボイスの写しなどは、上の表にかかわらず7年間の保存が必要になる場合があります。

保存期間は、原則として帳簿を閉鎖した年、または書類を作成・受領した年の翌年3月15日の翌日から数えます。

紙の領収書だけでなく、メールで受け取った請求書や、インターネットでダウンロードした領収書にも注意が必要です。

こうした電子取引のデータは、電子帳簿保存法に従って電子データのまま保存する必要があります。

何年も前の支出を見返すことになったとき、何のために使ったお金だったのか、自分でも思い出せないことがあります。

帳簿と領収書を残すのは、税務署に説明するためだけではありません。自分自身がお店のお金の使い方を振り返るためにも役立っています。

参考：

• 国税庁 No.2080 白色申告者の記帳・帳簿等保存制度
• 国税庁 No.2070 青色申告制度
• 国税庁 帳簿・書類の保存に関する資料

按分の計算は、会計ソフトも活用する

自宅の家賃や光熱費、通信費などを仕事と生活に分ける作業は、毎月手計算していると負担になります。

会計ソフトによっては、家事按分の設定や計算を支援する機能があります。

ただし、按分する割合そのものは、実際の使用状況に合わせて判断する必要があります。

ソフトが計算してくれることと、その割合が税務上妥当かどうかは別の話です。

迷ったら税務署や税理士に確認する

どうしても判断できない支出は、税務署の電話相談や税理士への相談を利用できます。

事業内容や支出の目的、実際の使い方を整理してから相談すると、確認しやすくなります。

よくある質問

まとめ｜経費になるかより、お金の流れを把握すること